La Check-list pour organiser des événements durables

Les transports, priorité à la proximité

Dans la mesure du possible, évitez à vos participants de leur faire prendre l’avion. Limitez les événements à l’étranger, privilégiez les transports en train, a fortiori pour les distances de moins de trois heures et si vos collaborateurs viennent d’une même ville ou d’une même région.

Dans les paramètres à prendre en compte, pensez à sélectionner une zone accessible en transports publics et, si possible, des transports à zéro émission. La zone n’est pas desservie en transports en commun ? Tentez d’optimiser les distances de vos collaborateurs en faisant appel à un système de navettes, au covoiturage et au partage de VTC ou taxis. Et bien sûr, durant l’événement, favorisez l’utilisation des transports publics ou de vélos.

Certains de vos collaborateurs sont à l’étranger ? Vous pouvez recourir à des réunions en format hybride. L’offre All Connect du groupe Accor permet précisément ce type d’événement via Microsoft Teams.

La check-list pour l’organisation d’événements durables

Vous êtes chargé d’organiser un événement professionnel type séminaire ? Vous souhaitez proposer un événement respectueux en termes de durabilité ?

Le Groupe Accor a mis en œuvre des actions au sein de ses établissements pour améliorer leurs empreintes sociale et écologique. Ses experts vous conseillent sur les leviers à actionner (transports, alimentation, énergie…) pour organiser un événement plus durable.

Les transports, priorité à la proximité

Une alimentation “responsable”

L’un des enjeux de votre événement concerne la maîtrise du gaspillage alimentaire. Il est donc préférable de rechercher la qualité plutôt qu’une quantité importante de produits différents Exit donc les buffets, privilégiez plutôt le service à l’assiette ou la cuisine en direct.

Mais une alimentation durable ne se limite pas aux seuls déchets alimentaires. Pensez, par exemple, à proposer :

Des menus végétariens ou des portions de viande réduites ;
Des produits locaux et de saison.

Pour connaître les quantités et limiter les déchets, n’hésitez pas à vous informer sur le nombre de participants présents, ainsi que sur leurs préférences ou restrictions alimentaires. Si vous le pouvez, demandez aussi aux participants de confirmer leur présence.

Côté packaging, évitez les emballages individuels. De même, optez pour de la vaisselle réutilisable, sans plastique jetable.

Il faudra également penser aux surplus. Il est très facile d’organiser le ramassage ou le don des aliments qui n’ont pas été consommés en collaborant avec des fondations ou en utilisant des applications comme Too Good To Go, que plus de 1 000 hôtels d’Accor utilisent déjà dans le monde pour exploiter les excédents.

Optez pour un hébergement écocertifié

Le lieu d’accueil est évidemment un facteur à prendre en compte si vous souhaitez organiser un événement durable. Des établissements répondent à ce type de besoin en ayant précisément mis en place des actions de développement durable : économies d’eau, efficacité énergétique (avec des mesures d’isolation des bâtiments et d’éclairage à faible consommation), approvisionnement en énergies renouvelables, tri et recyclage des déchets…

Quid de la climatisation et du chauffage ? Optez pour des hôtels permettent de les limiter aux espaces concernés par votre événement.

Le groupe Accor a mis en place ces actions dans ses établissements. Certains d’entre eux ont une conception et une structure basées sur les directives de l’architecture bioclimatique. Par exemple, le SO/Sotogrande est un hôtel intelligent disposant d’un outil technologique spécifique qui vous aide à mesurer et réduire votre empreinte carbone.

N’hésitez pas à consulter le site MyAllMeeting pour connaître la liste des hôtels écoresponsables du groupe.

Pensez aux bons réflexes écolos

Organiser son événement dans un lieu écocertifié, c’est bien ; adopter les bons réflexes “verts”, c’est mieux. Sensibilisez vos collaborateurs sur l’importance :

D’éteindre leurs écrans et les lumières en quittant les salles ;
De débrancher vos ordinateurs et devices lorsqu’ils sont chargés ;
De diminuer la luminosité des écrans au même niveau que celle de votre environnement ;
De diminuer, dans la mesure du possible, l’utilisation simultanée de plusieurs écrans ;
D’offrir une deuxième vie aux serviettes.

De bonnes pratiques numériques à mettre en place

Principal point : la communication papier. Limitez les impressions, n’imprimez que si nécessaire, en recto-verso, en noir et blanc et de manière écoresponsable (en utilisant du papier écolabellisé ou recyclé). Si possible, privilégiez les supports numériques et les QR codes. Pour transmettre les informations et plans liés à l’événement, vous pouvez passer par des canaux tels que l’e-mail ou le SMS.

Dans le même ordre d’idées, n’hésitez pas à encourager l’utilisation de moteurs de recherche écologiques tels qu’Ecosia.org ou OceanHero.today.

Une dimension sociale à prendre en compte

Cette dimension sociale inclut les conditions de travail et d’intégration des collaborateurs, le choix de produits locaux, de saison, écologiques ou issus du commerce équitable, qui vont toujours de pair avec une alimentation plus saine. Par exemple, au moment de votre pause-café, vous pouvez toujours choisir du café ou du thé – certifiés ou produits durablement – dans les hôtels Accor.

Côté goodies, privilégiez ceux utiles, réutilisables et écoconçus.

Votre événement peut aussi se distinguer par un versant solidaire, avec une initiative ayant un impact positif sur n’importe quel groupe ou communauté… Accor a par exemple créé plus de 400 projets à travers le monde : en Espagne, le projet « Entre femmes » soutient près de 40 femmes victimes de violences grâce à des ateliers de confection et de couture. En France, le programme « Des Étoiles et des Femmes » aide à former des femmes de quartiers prioritaires de Marseille, Montpellier ou Bordeaux à des métiers de haut niveau. Et en Italie, des jeunes consolident leurs talents culinaires grâce au projet « In presa » qui favorise leur embauche.